マンション管理組合役員の輪番制、そのメリットとデメリットを探る
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query_builder 2025/02/19 顧問
マンション管理組合の役員を務める際、多くの場所で採用されているのが輪番制です。この制度は公平に役職を回すことを目的としていますが、一方でその運用には多くの悩みもあるようです。この記事では、管理組合役員の輪番制におけるメリットとデメリットについて詳しく解説し、現場でどのような課題が生じているのか、またそれにどう対処できるのかを考察します。これから役員を務めることになる方、現在役員をしている方にとって有益な情報を提供しますので、ぜひご覧ください。特に、多くの方が直面するであろう実態に迫り、その理解を深めていきます。 #コミュニティ #住民参加 #運営 #ボランティア #意見交換
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マンション管理組合の輪番制とは?

輪番制は、一部のマンション管理組合で導入されている役員選任の方法です。この制度は、住戸ごとに役員を順番に務めることを求めるものとして知られています。しかし、この制度にはメリットもデメリットも存在します。まず、輪番制がどのように機能するかを理解することが、これらの利点と欠点を評価するための第一歩です。

輪番制の基本的な仕組み

マンション管理組合における輪番制は、役員を公平に選出するための制度の一つです。この仕組みでは、マンションに居住する全ての住戸が役員を順番に担当することが求められます。具体的には、管理組合が設定したルールに基づいて、住戸ごとに役員の順番が決まります。例えば、月の変更毎に役員の役割を回すことで特定の住戸だけが負担を抱えることがないように配慮されています。

この仕組みには、透明性を高めるという側面があります。どの住戸も役員を務めることになるため、管理組合の運営に対する関心が高まる傾向があります。また、役員が定期的に変わることによって、長期的な特定のメンバーによる業務独占や不透明な決定が行われるリスクが低くなります。こうした特徴から、多くのマンションで輪番制が採用されているのです。

ただ、輪番制を採用することで生じる問題もあります。新たに役員を受け持つ住戸の住民は、役員業務に対する経験が不足していることが多く、最初は何をどう進めればよいのか戸惑うことが少なくありません。例えば、役員就任にあたっての事前の準備が不十分な場合、初めての業務に取り組む際に混乱が生じることがあります。そのため、引き継ぎのプロセスを丁寧に行う必要性が高まります。

また、輪番制では役員の交代が年ごとに行われるため、組織としての一貫性や安定性が欠ける場合もあります。役員が変わるたびに新しい人がその役職を引き継ぐこととなるため、過去の経験や知識が継続して共有されない可能性があります。このため、効果的な引き継ぎやコミュニケーションが求められるといえます。輪番制の基本的な仕組みは公平性を重視していますが、適切な運用がなければかえって管理組合の運営に支障をきたす場合もあることを忘れてはならないでしょう。

実際の運用上の課題

輪番制が導入されているマンション管理組合では、実際の運用においていくつかの課題が存在しています。公平性を重視するこの仕組みですが、その運用は必ずしもスムーズではないことが多いのです。まず、役員が年ごとに変わるため、組織としての一貫性が薄れる傾向にあります。特に、新しい役員が業務に就く際、過去の経験やノウハウが引き継がれないことが多いため、初動でのつまずきが避けられません。

具体的には、例えば新任の役員が前任者からの指導を受けないまま業務を開始すると、重要な情報や手続きが欠けてしまうケースが見受けられます。このため、新しい役員が業務に慣れるまでに時間がかかり、初めの数ヶ月は手探り状態が続くことがよくあります。また、役員の業務を支えるためのマニュアルや資料が不十分な場合、業務遂行が困難になることが考えられます。

さらに、役員の交代が頻繁に行われることで、継続性の欠如が生じることも問題です。マンションの運営には、長期的な視点での計画や戦略が必要な場面が多々ありますが、毎年役員が変わることでそうした視点が失われがちです。例えば、長期修繕計画や維持管理の方針について、役員が変わるたびに見直しを余儀なくされることがあるのです。その結果、計画が中途半端になることや、決定事項が一貫性を欠く事態が生じることがあります。

また、住民同士のコミュニケーション不足も課題の一つです。輪番制を採用することで住戸ごとの担当が変わるため、役員同士の関係構築が難しくなることがあります。特に、役員会議での意見交換や議論が不十分になると、住民全体の活性化にも影響を及ぼすことが懸念されます。

こうした課題に対処するためには、引き継ぎの課程を整備したり、役員同士が迅速に情報を共有できる仕組みを作ったりすることが重要です。輪番制の公平性を維持しつつ、組織としての安定性を高めるための工夫が求められていると言えるでしょう。

輪番制のメリットはどんなところに?

管理組合における役員選任に輪番制を導入することで、いくつかの利点が得られます。主に公平性が挙げられますが、それ以外にも組織運営において重要なメリットをもたらすことがあります。以下で詳しくその点について読み解いていきましょう。

公平性の確保

マンション管理組合における輪番制の最大の特徴は、公平性の確保です。この制度では、全ての住戸が役員を務める機会を与えられ、特定の住戸に負担が集中しないように設計されています。この公平な役職分担は、住民同士の結束を強め、より良いコミュニティ作りにつながる効果が期待されます。

輪番制を採用することで、住戸一つひとつが管理組合の運営に関与することになり、住民としての意識が高まります。役員を経験することで、管理組合の運営状況や課題に対する理解が深まり、全体の意見やニーズを反映しやすくなります。このように役員のローテーションが行われることで、多様な視点が集まり、より柔軟な組織運営が可能となるのです。

また、公平性の確保は、不透明な運営体制の防止にも寄与します。輪番制では、役員としての任期が限られており、定期的に新たなメンバーが加わるため、長期的に同じ役員が運営を続けることが難しくなります。これにより、特定の役員や業者との癒着が起こりづらく、運営の透明性を高めることができるというメリットもあります。

さらに、住民が役員を経験することで、それぞれの居住者が管理組合の運営に関与する姿勢が養われます。このような体験は、役員を務めた住民が自らの意見を持ち寄り、その後の議決や決定に反映される機会を生み出します。結果として、組合全体の意見が多様化し、住民同士のコミュニケーションの促進につながることも期待されます。

公平性が確保されることで、組合員は自らの意見が尊重されていると感じるようになります。この感覚は、住民同士の信頼関係を築く上で非常に重要です。役員を経験した住民が他の住戸への理解を深め、さらにコミュニティ全体の絆を強化する結果を生み出すこともあるでしょう。

このように、輪番制はマンション管理組合において公平性を確保し、全ての住戸が運営に関わる機会を実現するための有力な手段として機能しています。ここでの公平性は、将来的な組合の運営の安定性にも寄与するものであり、住民がともに協力し合うコミュニティの結束には欠かせない要素となっています。

不透明な運営の防止

輪番制が持つもう一つの大きなメリットは、不透明な運営の防止です。特定の住戸や役員が長期間その地位に留まることを防ぎ、役員が毎年交代する制度は、マンション管理組合の透明性を高める重要な要素となります。役員が定期的に入れ替わることで、特定の業者との癒着や利害関係の発生を抑えることができるため、より健全な運営が期待できます。

例えば、長年同じ役員が在籍し続けている場合、その役員が特定の業者とつながりを持っていると、意思決定に影響が及ぶリスクがあります。しかし、輪番制では役員が頻繁に変わるため、過去の経験や慣習にとらわれない柔軟な運営が実現しやすくなります。この点において、組合の運営は外部からの視点を取り入れやすく、透明性が確保されやすい状況が整います。

また、役員が交代することで、年間ごとに新しいアイデアや方針が持ち込まれる可能性も高まります。新しい役員は、それぞれ異なる視点や経験を持っており、過去の実績にとらわれずに、現実の問題に対して新たな解決策を模索することができます。これにより、マンション管理の透明性が高まると同時に、効率的な業務遂行が期待されます。

さらに、役員の変更があることで、居住者全員がプロセスに注目することにもつながります。透明性が求められる新たな役員が務めることで、これまでの運営とは異なるやり方が採用される可能性もあります。このため、役員が業務を進める際には、過去の経験を基にした運営の見直しを行う動機が生まれるでしょう。これによって、今までの方法が必ずしも正しいとは限らないことを住民が認識するきっかけとなります。

このように、輪番制を採用することによって、管理組合内部の透明性を高めることができ、住民が安心して意見を出し合える環境が整います。こうした取り組みが進むことで、運営全体が住民の信頼を得ることにつながり、より安心・安全なマンション管理が実現すると期待されるのです。

輪番制で直面するデメリット

一方、輪番制にはいくつかのデメリットも存在します。公平性を確保するために設けられたこの制度ですが、それが故に運営に支障をきたすこともあるのです。具体的なデメリットについて以下で説明します。

役員の統一性と安定性の欠如

輪番制においては、役員が毎年交代するため、統一性と安定性の欠如が一つの課題として浮かび上がります。役員の交代が行われることで、特定の役員が長期間にわたり同じ立場を保持することができず、継続的な運営が難しくなることがしばしばあります。この状況は、特に運営が複雑なマンション管理において、組織の効率に影響を及ぼすことがあります。

たとえば、役員が毎年異なるメンバーとなることで、マンション運営に関する知識や経験が断絶してしまうことが懸念されます。新たに就任した役員が前任者からの引き継ぎを十分に受けていない場合、重要な業務の初期段階で混乱が生じることがよくあります。このような混乱は、特に長期計画や管理方針に関する意思決定に影響を与え、グループ全体の運営に対しても不安定要素となります。

また、役員が変わることで、新しい考え方やアプローチが持ち込まれる一方で、チームとしての統一感を欠くこともあります。役員間の意思疎通が不足すると、マンション運営における方向性や目標が一致せず、住民に対する信頼を損なうリスクが増えます。このことが、居住者同士の信頼関係に悪影響を与え、結果的に管理組合の運営に対しても影響を及ぼします。

さらに、役員の統一性と思考の一貫性が欠如することで、管理組合の方針が不安定になることがあります。例えば、前任者が設定した方針を後任が引き継がない場合、住民に伝えられた期待や信頼が裏切られることも考えられます。これにより、住民は運営に対する不安を感じ、管理組合の活動に対する支持が低下することにつながりかねません。

このような問題への対処として、役員同士のコミュニケーション強化や引き継ぎのマニュアル策定が重要となります。さらに、定期的なミーティングや合意形成のためのフォーラムを設けることで、役員間の統一感を高める工夫が求められます。役員の交代が避けられない輪番制の特性を踏まえつつも、組織としての安定性を確保するための取り組みが求められているのです。

引き継ぎの問題

輪番制における引き継ぎの問題は、マンション管理組合の運営において重要な課題となっています。役員が毎年変わることにより、前任者から新任者への情報の引き継ぎが不十分になることがあります。これが原因で、業務の初期段階で混乱や不安が生じることが多く、特に新任の役員が業務をスムーズに開始できない場合があります。

具体的には、役員業務にはさまざまな業務が含まれます。予算の策定、維持管理計画、住民とのコミュニケーション、そして各種会議の進行など、非常に多岐にわたります。これらの業務は、前任者が蓄積してきた知識や経験に大きく依存します。しかし、自身の役割を全うした後に退任する前任者が、適切に情報を共有しないまま次の役員に交代することがあるため、新任者がこれらの業務を理解し遂行するのが難しくなることがあります。

また、引き継ぎの際には、必要なドキュメントや資料が整っていないことも問題です。例えば、業務マニュアルや過去の議事録、予算計画などが適切に整理されていない場合、新任の役員は業務の全体像を把握することが困難です。そのため、わからないことが多く、不安を抱えながら業務を開始することになります。このような状況では、業務の効率が低下し、住民への信頼感を損なう原因となりかねません。

この課題を解決するためには、役員間での引き継ぎが円滑に行えるような仕組みを整備する必要があります。引き継ぎマニュアルの作成や、前任者と後任者が一定期間一緒に業務を行う「オーバーラップ期間」を設定するなどの取り組みが効果的です。これにより、新任役員が必要な情報を短期間で吸収しやすくなり、業務の円滑な遂行が期待できます。

引き継ぎを適切に行うことは、管理組合の運営の安定性に寄与し、より良いコミュニティづくりにつながる重要な要素です。役員交代のリズムを尊重しつつ、効果的な引き継ぎを実現するための工夫が求められています。

役員を務める住民の本音

輪番制で役員を務めることになった住民の多くは、さまざまな課題や期待を持っています。彼らの本音を知ることで、輪番制が現実にどのように運用されているのかを理解するための手助けとなります。

不安と準備不足

輪番制によって役員を引き受けることになった住民の多くが抱える課題の一つが、不安や準備不足です。特に、役員業務に関する経験がない場合、初めての役割を担うことに対して戸惑いや不安を感じることが一般的です。この不安は、役員としてどのような業務をこなさなければならないのか、またその責任を果たせるのかという漠然とした疑問から生じます。

役員に就任する際、多くの住民は、役職に対する具体的なイメージを持っていないことが多いです。業務に必要な知識やスキルを事前に学ぶ機会が少ないため、任期が始まると同時に、急に責任の重さを実感することになります。このような状況の中、初めの半年間は手探りでの業務遂行を余儀なくされ、結果としてストレスを抱えることになるケースが多いのです。

新任の役員は、住民同士の意見を尊重しつつ、効率的に業務を進めるために必要な知識を迅速に習得しなければなりません。しかし、その過程で前任者からの引き継ぎが不十分であったり、業務マニュアルや指示が整備されていない場合、混乱を招くことが少なくありません。こうした準備不足が重なることで、新任役員は業務に対する自信を失い、組合全体の運営にも影響を及ぼす可能性があります。

このような不安を軽減するためには、事前に役員としての業務内容を理解し、必要な準備を行うことが重要です。具体的には、役員業務の内容を明文化し、過去の役員が残した資料やノウハウを整理して新任者に伝える仕組みを整えることが求められます。また、これまでの役員が新任者に対してサポートを行い、初期段階での不安を解消するためのフォローアップも効果的です。

このように、役員を務める際の不安や準備不足を解消するための取り組みを強化することで、管理組合全体の運営が効率化され、住民全体の信頼感向上にもつながるでしょう。役員の負担を軽減すると同時に、コミュニティの結束力を高めるための努力が求められています。

メリットを感じる瞬間

役員を務める中で、住民が感じるメリットは様々ですが、その中でも特に「役員としての貢献を実感できる瞬間」が大きな喜びにつながることがあります。多くの住民が初めて役員に就任する際には不安が伴いますが、その不安を乗り越えて自分が担った役割がコミュニティに影響を与える様子を見たとき、やりがいを感じることが多いようです。

例えば、役員としての業務を通じて、管理組合の重要なイベントや会議の運営に携わった結果、住民が満足するような場を創出できたときには、成功体験として強く記憶に残ります。自分の意見や調整が訪問者から感謝の言葉をもらったり、住民同士の交流が生まれたりする瞬間は、役員としての存在意義を実感する大きな要因となります。

また、役員としての取り組みによって、地域の課題を解決する手助けができたと感じるときも、住民にとっては大きな喜びとなります。例えば、地域の安全性向上を目的とした施策を提案し、実行に移して成果を上げた際には、単に役員の立場としての責任を果たすだけではなく、自身が住民の役に立っていることを実感できます。このような経験は、役漠としての自信を深めるだけでなく、他の住民との信頼関係を強化することにもつながるのです。

このように、役員を務めることによって得られるメリットを感じる瞬間は、住民同士の絆をより深めるきっかけとなります。役員としての経験を通じて、自分の意見や努力が地域社会に影響を与えることを実感することで、住民の意識も高まり、さらなるコミュニティの発展へとつながることが期待されます。このような好循環が生まれることで、マンション管理組合の運営がより良い方向に向かうことができるのです。

輪番制以外の選択肢はあるのか?

輪番制がうまく機能しない場合、他の選択肢を考慮することも重要です。他にも役員を選任する方法があり、それぞれに特徴があります。それらを理解し、最適な方法を検討することが大切です。

立候補制の導入

マンション管理組合の役員選任方法として、輪番制の他に考慮すべき選択肢の一つが立候補制です。この制度では、役員を希望する住民が自ら手を挙げて立候補する仕組みとなっています。立候補制の導入により、管理組合の運営に関心のある住民が積極的に参加することが期待されます。

立候補制の最大の利点は、役員に就く人が自らの意思で選ばれるため、意欲や責任感の強いメンバーが集まりやすい点です。このシステムでは、役員の選任が住民の合意の下で行われるため、運営に対する信任が得られやすく、組合全体の結束力を高めることができます。また、自ら立候補することで、役員としての自己成長や地域貢献を重視する姿勢が生まれることも期待できます。

ただし、立候補制を導入する際には、参加者が不足するという課題も考慮しなければなりません。役員を避ける住民が多かった場合、立候補者が限られてしまい、結果的に効率的な運営が難しくなることがあります。このため、あらかじめ役員業務に関する情報を提供し、役員に対する理解を深めることが重要です。

また、立候補のプロセスを透明にし、住民同士のコミュニケーションを促進するための方策を検討する必要があります。たとえば、立候補者に対する説明会を設け、役員としての役割や責任について共有することで、参加意識を高めることができます。

立候補制は、マンション管理組合の運営をより積極的に行える可能性を秘めています。住民の意思を大切にしつつ、より良いコミュニティ作りのための選択肢として、検討すべき制度と言えるでしょう。

専門家の雇用

マンション管理組合の運営が複雑化する中、専門家の雇用は重要な選択肢となっています。専門家を雇うことで、管理組合の業務を効率的に進めることができ、住民の負担を軽減する効果が期待されます。特に、大規模なマンションや多数の住戸を持つ管理組合においては、専門知識と経験を持つプロフェッショナルのサポートが非常に価値あるものとなります。

専門家には、マンション管理の専門会社やコンサルタント、法律の専門家など、さまざまな分野の専門家が存在します。これらの専門家は、管理業務に関する知見を持っており、マンション管理特有の問題に対して適切なアドバイスやサポートを行うことができます。例えば、維持管理計画の策定や予算の見直し、さらには法令遵守に関する助言など、幅広い分野で活躍します。

専門家を雇うことによって、住民は日常の業務から解放されるだけでなく、より良い意思決定が可能となります。具体的なデータや根拠に基づいた提案を受けることで、組合全体の運営がより透明かつ効率的に進むことが期待されます。これにより、住民同士の負担感も軽減され、コミュニティの団結力が高まることにつながるでしょう。

ただし、専門家を雇う際には、適切な選定が重要です。信頼性のある業者を選ぶためには、複数の候補者からの提案を比較検討し、過去の実績や住民の意見を参考にすることが必要です。また、専門家とのコミュニケーションを円滑に行うためのルール設定も重要です。住民の意見をしっかりと反映させつつ、専門家の力を活用することで、より良いマンション管理が実現することが期待されます。

輪番制導入の際に考慮すべき事

輪番制を採用するにあたり、いくつかの重要な事項を考慮する必要があります。これにより、制度の円滑な運用が見込めるようになり、組合の満足度も向上することでしょう。

交代のスムーズ化

マンション管理組合において、役員の交代をスムーズに行うことは、円滑な運営を維持するための重要なポイントです。役員が毎年交代する輪番制を採用している場合、これに伴う引き継ぎが十分に行われないと、業務の混乱や不安を招く原因となります。そのため、役員交代の際には、事前に計画された引き継ぎのプロセスを整備することが求められます。

具体的には、役員交代前に「引き継ぎマニュアル」を作成することが有効です。このマニュアルには、それぞれの業務内容や手続き、重要な書類の保管場所、必要な連絡先などを詳しく記載することで、新任役員が業務をスムーズに引き継げるようになります。また、前任者と後任者が一定期間一緒に業務を進める時間を設けることも有効です。このような期間を設けることで、必要な情報やノウハウがしっかりと共有され、初期の混乱を避けることができます。

さらには、住民全体が役員交代のプロセスを理解し、関心を持つことも重要です。役員交代のタイミングで住民向けの説明会を開くことで、役員の業務内容や新体制についての理解を深めることができます。このように、事前の準備とコミュニケーションを強化することで、役員交代を円滑に行い、マンション管理の効率を向上させることが可能になります。これにより、住民の信頼感が高まり、より良いコミュニティ作りにつながるでしょう。

透明性の高い議論

マンション管理組合において、役員交代の際には透明性の高い議論が重要です。役員が新たに就任する際、住民全員がその意図や目的を理解することが、組合全体の結束を強める要因となります。そのため、役員の交代時には住民を交えたオープンな会議を設け、情報共有や意見交換を行うことが求められます。

会議では、役員の業務の進捗状況や新しい方針について明確に説明し、住民からの質問や意見を受け付ける場を設けることが大切です。これにより、住民は自分たちの意見が反映されると感じ、管理組合への信頼が高まります。また、このような透明性のある議論を通じて、住民同士の理解が深まり、相互のコミュニケーションが円滑になります。

さらに、会議での議論や決定事項は、後日議事録として記録し、住民に配布することも効果的です。これにより、住民が情報を確認でき、過去の決定内容を振り返ることができます。透明性の高い議論を促進することで、役員交代がスムーズに行われ、組合全体の運営が効率化されることが期待できるでしょう。これにより、マンション管理組合の活動がよりオープンかつ公平なものとなり、住民の満足度向上へとつながっていきます。

輪番制をめぐる法律的視点

マンション管理組合における輪番制には法律上の観点も考慮しなければなりません。法令遵守を心がけ、役職を務める際の権利と義務を正しく理解することが大切です。

法律に基づく義務と権利

マンション管理組合における役員の運営には、法律に基づく義務と権利が存在します。特に、区分所有法や管理規約は、役員が遵守すべき基本的なルールを定めています。役員はこれらの法令を理解し、自らの業務を適切に遂行する義務があります。たとえば、管理組合の資産管理や予算編成、住民への情報提供などの業務は、法令に則って行われなければなりません。

さらに、役員には住民からの信任を受けていることから、透明性のある運営が求められます。このため、住民に対して適切な報告や説明を行う権利があり、またそれに伴う義務も果たす必要があります。法律に基づく義務と権利を正しく理解し、役員の位置付けを明確にすることで、管理組合の運営が円滑に進むことが期待されます。

役員は、こうした法律的背景を踏まえた上で、住民との信頼関係を築く努力を継続することが重要です。このように、役員としての責任を果たすことが、マンション全体の安定した運営に貢献することにつながります。

法的サポートの重要性

マンション管理組合の運営において、法的サポートは非常に重要です。法律に基づく義務と権利を正しく理解し、遵守するためには、専門家の助けを借りることが効果的です。特に、区分所有法や管理規約に関連する知識は、役員が円滑に業務を遂行する上で欠かせないものとなります。

法的な問題が発生した際には、早急に専門家の意見を求めることで、トラブルを未然に防ぐことが可能です。また、専門家からの助言を受けることで、住民に対して透明性を持った説明ができ、信頼関係を築く助けにもなります。法的サポートを活用することで、役員自身や管理組合全体の運営がより安定し、持続可能な運営を実現できるでしょう。このように、法的な知見を持つ専門家との連携は、マンション管理組合の運営において不可欠な要素と言えます。

住民からの相談事例

マンション管理に関わる役員の皆さんから寄せられる相談事例は千差万別です。よくある悩みや解決策を知ることで、これから役職に就く方々の参考になる情報を提供できるでしょう。

役員拒否への対応策

マンション管理組合において、役員を拒否する住民がいる場合、適切な対応策が必要です。まずは、拒否の理由をしっかりと聞き取り、理解することが重要です。多くの場合、役員業務に対する不安や負担感から拒否が生じているため、その声を尊重し、共感を示すことが大切です。

次に、役員業務の内容や責任についての説明会を開き、具体的な業務内容を分かりやすく伝えることで、不安を和らげることができます。また、役員の業務がどのように組合全体に寄与するかを示すことで、参加の意義を感じてもらうことが可能です。

さらに、役員の負担を軽減するために、分担作業やサポート体制を整えることも効果的です。役員としての負担感を軽減させることで、役目を受け入れやすくなるかもしれません。これらのアプローチを通じて、役員拒否の解消を目指すことが重要です。

役員経験者の声

役員経験者の声は、マンション管理組合の運営において非常に貴重な資源です。実際に役員を務めた住民からは、業務の実情や課題、成功体験などが具体的に語られるため、新任の役員にとっては参考になります。経験者の話を聞くことで、先輩の知恵や工夫を学ぶことができ、実務上のヒントを得る機会が増えます。

また、役員経験者が自らの取り組みを振り返ることで、改善策を提案する姿勢が生まれ、管理組合の運営がより良くなるきっかけにもなります。住民同士のコミュニケーションの円滑化や相互サポートの重要性も、経験者の話を通じて共有されることが多いです。このように、役員経験者の声は、新たな役員を支えるだけでなく、コミュニティ全体の成長にも寄与します。

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